Anwendungsfälle der KI im Einkauf

Es gibt vielfältige Einsatzmöglichkeiten für KI in allen relevanten Einkaufs-Prozessen von Procure2Pay, über Source-to-Contract bis hin zu Warengruppen- und Lieferantemanagement sowie Projekteinkauf. Zu den bedeutendsten Anwendungen und Vorteilen gehören:

• Automatisierung von manuellen Aufgaben und Rationalisierung der Geschäftsabläufe
• Ausgaben-Analytik / Automatisierte Ausgabenanalyse
• Bessere Entscheidungsfindung durch prädiktive Analysen und erweiterte Dateninterpretation
• Echtzeit-Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme
• Intelligente Nachfrageprognose
• Rechnungsdatenextraktion: Datenextraktion aus Rechnungen
• Vertragsdatenextraktion und -management / Vertragsmanagement
• Chatbots
• Geführter Einkauf (Guided Buying)
• Verwaltung der Bestände
• Automatisierte Compliance-Überwachung
• Verbesserung der Lieferantenbeziehungen durch datengesteuerte Interaktionen
• Lieferantenauswahl, -bewertung
• Risikomanagement / Identifizierung von Risiken
• Die Einführung der nachhaltigen Beschaffung
• Überwachung der Einhaltung von Umweltvorschriften

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die KI im Beschaffungswesen die betriebliche Effizienz steigert, Kostensenkungen erleichtert und eine zentrale Rolle bei der Förderung innovativerer, effizienterer und nachhaltigerer Beschaffungsstrategien und -praktiken spielt.

Herausforderungen und Lösungsansätze der KI im Beschaffungswesen

Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es auch Herausforderungen, die bei der Implementierung von KI im Einkauf berücksichtigt werden müssen. Viele KI-Projekte im Einkauf kommen oftmals nicht über das Pilotstadium hinaus. Wesentliche Herausforderungen und Hürden, die einer erfolgreichen Implementierung und Skalierung von KI-Lösungen entgegenstehen, sind vor allem:

Fehlende IT-Leadership, insb. geringes IT-/Technologie-Knowhow im Einkauf

• Probleme mit der Datenqualität, v.a. qualitativ minderwertige Daten mit Verzerrungen, Inkonsistenzen und Ungenauigkeiten
• Versteckte Verzerrungen durch menschliche Voreingenommenheiten in historischen Daten
• Fehlende Fähigkeiten wie Datenwissenschaft, Analytik, Technik und Fachwissen
• Vertrauensdefizit bei den Nutzern, z.B. mangelndes Verständnis von KI-Empfehlungen
• Fehlendes Top Management Commitment durch das Fehlen einer soliden „Business & Benefit“ Schätzung, v.a. bei komplexen und anspruchsvollen Anwendungsfällen bzw. use cases
• Lange Entwicklungszyklen für Definition von Anwendungsfällen, der Beschaffung von Qualitätsdaten, des Testens von Modellen und der Verfeinerung von Algorithmen
• Komplexität der Lieferkette: Zulieferer und Vorlieferanten müssen auf die gemeinsame Nutzung von Daten und gemeinsamen Plattformen eingestellt und das Silo-Denken muss überwunden werden.
• Datenschutz und Sicherheit, z.B. bei der Verarbeitung sensibler Finanzdaten
• Integration in bestehende Systeme, v.a. die nahtlose Integration von KI-Lösungen in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme

Die Realisierung des Nutzens erfordert Voraussicht, Planung und konzertierte Anstrengungen, um die Erwartungen mit den pragmatischen Realitäten in Einklang zu bringen. Erfolgreiche Umsetzung von KI im Einkauf basiert auf vier Erfolgsfaktoren:

1. Definition der Rolle(n) des Einkaufs im Zeitalter der KI: Es ist wichtig, die zukünftige Rolle des Einkaufs in Unternehmen zu bestimmen. Wird sie eine "effiziente Maschine" sein oder wird sie sich zu einem "Wertgenerator" entwickeln?
2. Ganzheitliche Umsetzung und Management des Wandels: Die Einkaufsleitung muss einen Masterplan für die Transformation entwickeln, den Veränderungsprozess sorgfältig steuern und die notwendigen systematisch Fähigkeiten aufbauen
3. Umgestaltung und Höherqualifizierung Ihrer Belegschaft: Die Befähigung der Mitarbeiter und eine richtige Mischung aus der Umschulung vorhandener Mitarbeiter und der Einstellung neuer Talente muss proaktiv geplant werden
4. Sorgfältige Planung der Einführung von KI-Technologien und Auswahl der richtigen KI-Lösungen: Es geht nicht nur darum, ein beliebiges KI-Tool auszuwählen, sondern dasjenige zu finden, das zu den spezifischen geschäftlichen Herausforderungen passt und perfekt auf die Unternehmensziele abgestimmt ist. Diese strategische Ausrichtung des Einkaufs ist von entscheidender Bedeutung

Abbildung IPG: Sechs Rollen des Digitalen Einkaufs

Die Zukunft der KI im Einkauf

Die Rolle der KI im Einkauf steht an der Schwelle zu einem fundamentalen Wandel. Sie verspricht, neue Fähigkeiten in den Bereichen prädiktive Analysen, Risikomanagement und Lieferantenbeziehungsmanagement freizusetzen und den strategischen Wert der Beschaffungsfunktionen erheblich zu steigern.

Damit wird KI von entscheidender Bedeutung sein, um den Stellenwert des Einkaufs in Bezug auf Kosteneinsparungen, Effizienz, Zusammenarbeit, Innovation, Nachhaltigkeit und finanziellen Erfolg zu verstärken. Um das volle Potenzial der KI auszuschöpfen, benötigt der Einkauf jedoch einen stufenweisen Masterplan, der sich auf wirkungsvolle Anwendungsfälle, die Vorbereitung der Datenstruktur, die Benutzerakzeptanz und die Integration in die Kernarbeitsabläufe konzentriert.

Erfahren Sie mehr über die Erfahrungen von IPG in Einkauf und SCM: Procurement & Supply Chain Transformation